Organisatiestructuur, proces en functie
Ontwikkelingen
De organisatiestructuren die in de afgelopen 2 decennia ingang hebben gevonden kenmerken zich door verplatting (beperking van het aantal hiërarchische niveaus) en verschuiving naar multidisciplinaire samenwerking (functionele ontkokering).
Deze structuurveranderingen zijn het gevolg van een aantal ontwikkelingen:
- medewerkers verlangen meer autonomie bij de invulling van hun functie en hebben die gekregen
- er is meer aandacht ontstaan voor de 'match' tussen individuele en functiecompetenties door toepassing van een verbeterd selectie-instrumentarium
- meer dynamiek in taakinhoud en taakbreedte, ruimere verantwoordelijkheden en bevoegdheden door toenemende omgevingsturbulentie
- resultaat, performance en kwaliteit kwamen meer voorop komen te staan door explicietere 'contractvorming' tussen medewerkers en management
- meer aandacht in dienstverlenende organisaties en maatschappelijke instituties voor proces- en ketengericht organisatieontwerp.
Organisatiestructuur
Een organisatiestructuur is een model van de organisatie. Met behulp van dit model worden de indeling in functioneel samenhangende onderdelen en de (hiërarchische) opbouw en de globale werking van de verschillende organisatieonderdelen vastgelegd. Harkjes en varianten daarop zijn de meest gebruikte grafische weergave.
Belangrijk is dat een model altijd een reductie is van de totale werkelijkheid. We zien in een organisatiestructuur maar een deel van de werkelijkheid. De structuur, afgebeeld als een 'harkje' is te vergelijken met een röntgenfoto. Ook daar is slechts een beperkt deel van het lichaam zichtbaar.
De organisatieomgeving, de markt, de aandeelhouders, de werkprocessen, regels, cultuur etc., factoren die de werking van de organisatie in belangrijke mate bepalen, zijn (grotendeels) niet zichtbaar in een organogram.
Proces
Een bedrijfsproces is een verzameling van handelingen, acties of activiteiten die zijn geordend tot een logisch en samenhangend geheel en dat is gericht op het bereiken van een specifiek resultaat. Kenmerk van bedrijfsprocessen is de bewust erin aangebrachte ordening en de doelgerichtheid ervan. Hierdoor zijn bedrijfsrocessen idenmtificeerdbaar en onderscheidbaar van al die andere, toevallige, onbewuste (neven-)processen die niet bijdragen aan een vooropgezet doel etc. maar integendeel leiden tot vergroting van chaos of entropie.
We onderscheiden 3 typen bedrijfsprocessen:
- primaire processen
- ondersteunende processen
- bestuurlijke processen.
Primaire processen zijn direct noodzakelijk voor de voortbrenging van producten of diensten ten behoeve van de eindafnemers. Welke processen als primair aangemerkt worden, wordt uiteraard bepaald door de doelstellingen van de organisatie en wie de eindafnemers zijn.
De ondersteunende (ook wel: secundaire) processen zijn al die activiteiten die voorwaardenscheppend zijn voor de efficiënte en effectieve uitvoering van de primaire processen. Algemeen voorkomende, ondersteunende processen zijn bijvoorbeeld: financiën, ICT-ondersteuning, administratie, archief, HRM, huisvesting etc.
De bestuurlijke processen worden onderscheiden in strategische, tactische en operationele.
Strategisch besturen gaat over de vragen als: "Wat hebben we nodig om onze doestellingen succesvol en verantwoord te bereiken?". Een omgevings- en lange termijn oriëntatie is bij de beantwoording van deze vragen cruciaal.
Het tactische besturingsniveau houdt zich bezig met de evenwichtige toedeling van de schaarse middelen en het scheppen van de voorwaarden om de strategische doelen effcient en effectief te realiseren. De orientatie is overwegend intern gericht.
Het operationele aspect richt zich op het besturen van de feitelijke inzet van de middelen en het realiseren van de benodigde voorwaarden om de producten en/of diensten daadwerkelijk te realiseren.
De begrippen 'strategisch', 'tactisch' en 'operationeel' zijn relatief. Ze kunnen als connotatie worden toegepast op ieder besturingsniveau of onderdeel van een organisatie.
Functie
Een functie (in formatieve betekenis) is een afgerond (deel van een) bedrijfsproces dat kan worden toegewezen aan één of meer personen. Anders gezegd: een functie is een logisch en samenhangend geheel van taken gericht op het bereiken van een specifiek resultaat.
Door de hiervoor geschetste ontwikkelingen is het klassieke functiebegrip met een statische taakinhoud, strikte kaders, scherp afgebakende verantwoordelijkheden en bevoegdheden in een stabiele beheersbare omgeving een model dat in de meeste organisaties niet langer houdbaar is.
Deze constatering leidt tot de conclusie dat de methoden en technieken van functieanalyse, -ontwerp, -beschrijving, en -waardering die éénzijdig op de (statische) taakdimensie zijn gericht, achterhaald zijn.